Verkkolaskutuksen vaikeudet vielä etuja suuremmat (Kauppalehden debatti 30.1.2012)

Verkkolaskuja on välitetty yli kymmenen vuotta ja yhä edelleen moni yrittäjä ottaa verkkolaskut käyttöön vasta kun asiakas uhkaa asiakassuhteen päättämisellä, jollei saa verkkolaskuja. Helsingin Seudun kauppakamarin asiamies toi esille (KL 10.1.2012) verkkolaskutuksen etuja, joiden toivoisi vaikuttavan yrittäjien innokkuuteen ottaa verkkolaskutus käyttöön. Valitettavasti vain verkkolaskutuksen käyttöönoton vaikeus ylittää siitä saadut hyödyt.  

Suurten yritysten verkkolaskutuksen käyttöönoton ymmärtää ja sen tuomat edut ovat helposti selitettävissä, kun laskuja on satoja tai tuhansia. Yrityksistä kuitenkin suurin osa on hyvin pieniä yrityksiä tai yksinyrittäjiä. Lahtinen totesi kirjoituksessaan, että verkkolaskun käyttöönottoa helpottaa, jos yritys laatii käyttöönotolle realistisen aikataulun ja nimeää hankkeelle vastuuhenkilön.Tämä on aivan totta, mutta useimmiten pienyrittäjän vastuuhenkilö on yrittäjä itse eikä yrittäjällä ole ylimääräistä aikaa, jota voisi käyttää laskutuksen kehittämiseen. Yrittäjälle laskun laatiminen pitäisi olla nopea ja yksinkertainen toimenpide.  

Suurin syy laskutuksen käyttöönottoon näyttäisi olevan käsitteiden sekamelska, operaattoreiden ja ohjelmistotoimittajien nihkeä yhteistyö sekä verkkolaskutuksen vaivalloinen ja aikaavievä aloitus. Tieken sivuilla on yksistään verkkolaskutukseen liittyvää sanastoa selitetty kahdeksan sivun verran. Monelle jo laskujen termit aiheuttavat päänvaivaa, puhutaan eInvoicesta, Finvoicesta, verkkolaskusta ja eri formaateista.

Osoitteet eivät ole yksiselitteisiä  ja selkeitä. Tieken sivuilla olevassa verkkolaskuosoitteistossa on jokaisen yrityksen osoitteessa neljä eri tietoa: verkkolaskuosoite, OVT-tunnus, operaattori ja välittäjän tunnus. Mikä niistä  pitää laskulle merkitä ja mikä tieto tulee mihinkin kohtaan? Jos yksikin merkki kun on väärin, niin lasku ei mene perille

Kun yrittäjä on vihdoin saanut jonkun selvyyden käsitteistä ja laskutusosoitteista ja on vielä  onnistunut löytämään itselleen sopivan laskutusohjelmiston ja operaattorin, niin alkaa testaus. Mikäli laskut eivät lähde tai jostain syystä saavuta vastaanottajaa, on ongelman selvittely työlästä ja vaivalloista. Operaattorit ja ohjelmistotoimittajat eivät keskustele keskenään ja usein syyttelevät toisiaan. Kun yrittäjä toimii välissä viestinviejänä asiassa, jota ei ymmärrä, loppuu monelta aika ja hermot.

Eri operaattoreilla on lisäksi erilaisia vaatimuksia laskun sisältöön. Asiakkaan operaattorista riippuen, pitää laskulle antaa laskutusosoitteen lisäksi lisämerkintöjä, jotta lasku löytää perille. Nämä vaatimukset tulevat siis asiakkaan operaattorilta, joten sen lisäksi, että yrittäjällä on keskusteluyhteys omaan operaattoriin pitää hänen selvittää myös asiakkaiden operaattoreiden toimintaa.

Moni yrittäjä tekee helpolta kuulostavan ratkaisun ja ottaa käyttöön pankin tarjoaman nettipankin verkkolaskujensa lähetykseen ja vastaanottoon. Jos laskun laatimisessa tulee ongelmia, on muutaman pankin ohjeistus sellainen, ettei niistä tietotekniikkasanastoon vihkiytymätön ymmärrä mitään. Lisäksi monelle yrittäjälle tulee yllätyksenä, että yrityksen nettipankkiin vastaanotetut laskut pitää kuitenkin loppujen lopuksi tulostaa paperille kirjanpitoa varten. Nettipankkia kun ei voi yhdistää mihinkään kirjanpito-ohjelmistoon.  

Markku Lahtinen esitti kirjoituksessaan myös toivomuksen, että tilitoimistot ottaisivat entistä  konsultoivamman roolin verkkolaskun edistämisessä. Tilitoimistoista suurin osa on pieniä yhden tai muutaman henkilön toimistoja. Pienellä tilitoimistolla ei monestikaan ole mahdollista palkata pelkästään tietotekniikkahaasteisiin perehtyvää henkilöä. Lisäksi tilitoimistojen asiantuntemus pitäisi olla pääsääntöisesti yrityksen verotukseen ja kannattavuuteen liittyvää konsultointia. Yrittäjän laskujen lähetys ja vastaanotto pitäisi olla niin helppoa, ettei siihen erillistä konsulttia tarvita.  

Markkinoilla on tarjolla monia toimivia ohjelmistoja, joilla yrittäjä onnistuu lähettää ja vastaanottaa laskuja ja tilitoimisto tehdä niiden perusteella kirjanpito. Yrittäjällä pitäisi kuitenkin olla mahdollisuus valita toimintatapansa, laskutusohjelmistonsa, pankkinsa ja tilitoimistonsa ilman, että verkkolaskutus vaikuttaa valintoihin. Laskun tekemisen pitäisi olla yhtä helppoa ja nopeaa kuin torikaupassa kuitin kirjoittaminen. Verkkolaskutus etenee tuskallisen hitaasti niin kauan, kunnes kaikki merkittävät ohjelmistotoimittajat ja operaattorit ovat valmiita tekemään yhteistyötä yrittäjä- ja käyttäjäystävällisen päämäärän löytämiseksi.  

Carita Orlando sivuston on toteuttanut Vukon Oy. Sivuilla käytettyjä kuvia ja elementtejä ei saa käyttää ilman kirjallista lupaa.

Copyright © 2014 Carita Orlando / All rights reserved.